Die Messaging-Plattform der Universität Lothringen basiert auf Zimbra, einem Webmail-Dienst, der oft auf das Senden und Empfangen von E-Mails reduziert wird. Die digitale Umgebung der Einrichtung integriert auch B’UL, einen Cloud-Speicher- und Sharing-Dienst, der auf Nextcloud basiert, wobei die Dateien auf den Servern der Universität gehostet werden. Diese beiden Komponenten bilden ein Ökosystem, dessen mehrere Funktionen von den Studierenden und dem Personal nur unzureichend genutzt werden.
Datenschutz und Datenhosting: Was Zimbra und B’UL von einem öffentlichen Dienst unterscheidet
Bei Gmail oder Outlook für die breite Öffentlichkeit werden die Daten über Rechenzentren geleitet, die von amerikanischen Unternehmen betrieben werden, die dem Cloud Act unterliegen. Die Universität Lothringen hat eine andere Wahl getroffen: Die in B’UL gespeicherten Dokumente werden auf den Servern der Universität gespeichert, in ihren eigenen Rechenzentren. Diese Standortwahl gewährleistet, dass Forschungsarbeiten, digitalisierte Prüfungsunterlagen oder Verwaltungsdaten den institutionellen Rahmen nicht verlassen.
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Zimbra funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Die E-Mails, die zwischen @univ-lorraine.fr-Adressen ausgetauscht werden, verlassen nicht die interne Infrastruktur. Für das Personal, das mit sensiblen Forschungsdaten arbeitet, vermeidet diese Architektur, dass jede Anlage vor dem Versand manuell verschlüsselt werden muss, was eine gängige Praxis ist, wenn man einen kommerziellen E-Mail-Dienst für berufliche Kommunikation nutzt.
Das Einrichten einer automatischen Weiterleitung an eine Gmail- oder Proton-Adresse ist technisch möglich, aber dabei geht die Garantie für souveränes Hosting verloren. Die Benachrichtigungen, die auf der Cloud-Messaging-Plattform der Universität Lothringen empfangen werden, verlieren ihr Interesse, wenn der tatsächliche Inhalt der Nachricht auf einem Drittserver landet.
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Externer Austausch von B’UL: Funktionsweise und wenig dokumentierte Einschränkungen
B’UL ermöglicht das Teilen einer Datei oder eines Ordners mit einem externen Mitarbeiter der Universität, beispielsweise einem Co-Autor, der an einer anderen Einrichtung angeschlossen ist. Der Mechanismus basiert auf der Generierung eines Freigabelinks, mit oder ohne Passwort, und mit einem einstellbaren Ablaufdatum.
Der Unterschied zu Google Drive oder Dropbox liegt in drei Punkten, die die Nutzer oft erst spät entdecken:
- Die externe Freigabe gewährt standardmäßig keinen Zugriff auf die kollaborative Bearbeitung. Der Empfänger kann die Datei anzeigen und herunterladen, aber die Online-Bearbeitung über OnlyOffice (in B’UL integriert) erfordert ein aktives Universitätskonto.
- Die extern geteilten Dateien bleiben physisch auf den Servern der Universität Lothringen. Der Empfänger erhält nur einen Link, keine duplizierte Kopie auf einem Dritt-Cloud-Dienst.
- Die maximale Größe einer hochgeladenen Datei und die gesamte Speicherkapazität hängen vom Profil (Student oder Personal) ab. Die Quoten sind nicht identisch mit denen eines klassischen selbstgehosteten Nextcloud-Kontos.
Für Gruppenarbeiten zwischen verschiedenen Einrichtungen führt diese Einschränkung zu einer hybriden Nutzung: gemeinsame Bearbeitung in B’UL zwischen Mitgliedern der Universität Lothringen und anschließend Export des endgültigen Dokuments zu einem Download-Link für externe Partner.
Mobile Nutzung von Zimbra und B’UL: Synchronisation und zu beachtende Einschränkungen
Der mobile Zugriff auf Zimbra erfolgt über das ActiveSync-Protokoll oder durch manuelle IMAP/SMTP-Konfiguration. Auf Android und iOS funktioniert die Synchronisation der E-Mails standardmäßig. Die Synchronisation der Kontakte und des gemeinsamen Kalenders erfordert hingegen eine spezifische Konfiguration, die die mobile Schnittstelle nicht automatisch anbietet.
B’UL synchronisiert sich über die Nextcloud-App, die in den Android- und iOS-Stores verfügbar ist. Die App ermöglicht es, das automatische Senden von mit dem Telefon aufgenommenen Fotos in einen B’UL-Ordner zu konfigurieren, eine nützliche Funktion für das Personal, das auf den verschiedenen Campus (Nancy, Metz, Épinal) unterwegs ist.
Die Hauptbeschränkung betrifft die Bearbeitung von Dokumenten auf mobilen Geräten. OnlyOffice, das in B’UL im Desktop-Browser integriert ist, bietet nicht die gleiche Fluidität auf Smartphones. Die .docx- oder .xlsx-Dateien werden im Lesemodus geöffnet, aber die Echtzeitbearbeitung ist auf einem Computer zuverlässiger. Google Docs oder Microsoft 365 bieten in diesem speziellen Punkt eine ausgereiftere mobile Erfahrung, was erklärt, warum einige Studierende auf diese Tools für das Schreiben unterwegs umschwenken.
Kollaborative Bearbeitung und in B’UL integrierte Tools: OnlyOffice und Draw.io
B’UL integriert zwei Bearbeitungstools direkt in die Weboberfläche. OnlyOffice unterstützt die Formate .docx, .xlsx und .pptx, sowie interaktive Formulare im .docxf-Format. Draw.io ermöglicht das Erstellen von Diagrammen und Grafiken im .drawio-Format, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.
Die kollaborative Bearbeitung in Echtzeit funktioniert zwischen Nutzern mit einem Universitätskonto. Jede Änderung wird mit einer Versionshistorie gespeichert, was es ermöglicht, eine frühere Version eines Dokuments ohne Eingreifen der IT-Abteilung wiederherzustellen.
Diese Kombination deckt die meisten Bedürfnisse eines universitären Gruppenprojekts ab: gemeinsame Erstellung eines Berichts, Nachverfolgungstabelle, Präsentation, Softwarearchitekturdiagramm. Der Vorteil gegenüber Google Workspace liegt darin, dass die Daten niemals die Server der Universität verlassen, ein Argument, das für Masterarbeiten mit Umfragedaten oder unveröffentlichten Forschungsergebnissen schwer wiegt.
Der Dienst B’UL wurde kürzlich auf alle Studierenden ausgeweitet, nachdem er zunächst nur dem Personal zur Verfügung stand. Diese schrittweise Öffnung erklärt, warum ein Teil der Universitätsgemeinschaft die Existenz dieser kollaborativen Funktionen, die oft mit einem einfachen Speicherplatz verwechselt werden, noch nicht kennt. Das nächste Mal, wenn Zimbra eine Benachrichtigung anzeigt, bleibt es der nützlichste Reflex, zu überprüfen, ob die angehängte Datei möglicherweise ein einfacher geteilter B’UL-Link hätte sein können.