La messagerie de l’Université de Lorraine repose sur Zimbra, un webmail souvent réduit à l’envoi et la réception de courriels. L’environnement numérique de l’établissement intègre aussi B’UL, un cloud de stockage et de partage basé sur Nextcloud, dont les fichiers sont hébergés sur les serveurs de l’université. Ces deux briques forment un écosystème dont plusieurs fonctions restent sous-utilisées par les étudiants comme par les personnels.
Confidentialité et hébergement des données : ce qui distingue Zimbra et B’UL d’un service grand public
Sur Gmail ou Outlook grand public, les données transitent par des datacenters exploités par des entreprises américaines soumises au Cloud Act. L’Université de Lorraine a fait un choix différent : les documents sauvegardés dans B’UL sont stockés sur les serveurs de l’université, dans ses propres datacenters. Cette localisation garantit que les travaux de recherche, les copies d’examen numérisées ou les données administratives ne quittent pas le périmètre institutionnel.
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Zimbra fonctionne selon la même logique. Les courriels échangés entre adresses @univ-lorraine.fr ne sortent pas de l’infrastructure interne. Pour les personnels qui manipulent des données de recherche sensibles, cette architecture évite d’avoir à chiffrer manuellement chaque pièce jointe avant envoi, ce qui reste une pratique courante lorsqu’on utilise une messagerie commerciale pour des échanges professionnels.
Configurer un transfert automatique vers une adresse Gmail ou Proton est techniquement possible, mais cela fait perdre cette garantie d’hébergement souverain. Les notifications reçues sur la messagerie cloud de l’Université de Lorraine perdent leur intérêt si le contenu réel du message atterrit sur un serveur tiers.
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Partage externe depuis B’UL : fonctionnement et limites peu documentées
B’UL permet de partager un fichier ou un dossier avec un collaborateur extérieur à l’université, par exemple un co-auteur rattaché à un autre établissement. Le mécanisme repose sur la génération d’un lien de partage, avec ou sans mot de passe, et avec une date d’expiration paramétrable.
La différence avec Google Drive ou Dropbox tient à trois points que les utilisateurs découvrent souvent tardivement :
- Le partage externe ne donne pas accès à l’édition collaborative par défaut. Le destinataire peut visualiser et télécharger le fichier, mais l’édition en ligne via OnlyOffice (intégré à B’UL) nécessite un compte universitaire actif.
- Les fichiers partagés en externe restent physiquement sur les serveurs de l’Université de Lorraine. Le destinataire ne reçoit qu’un lien, pas une copie dupliquée sur un cloud tiers.
- La taille maximale d’un fichier uploadé et la capacité totale du stockage dépendent du profil (étudiant ou personnel). Les quotas ne sont pas identiques à ceux d’un compte Nextcloud auto-hébergé classique.
Pour les travaux de groupe inter-établissements, cette contrainte oriente vers un usage hybride : rédaction collaborative dans B’UL entre membres de l’Université de Lorraine, puis export du document final vers un lien de téléchargement pour les partenaires externes.
Usage mobile de Zimbra et B’UL : synchronisation et restrictions à connaître
L’accès mobile à Zimbra passe par le protocole ActiveSync ou par la configuration IMAP/SMTP manuelle. Sur Android comme sur iOS, la synchronisation des courriels fonctionne de façon standard. Celle des contacts et de l’agenda partagé, en revanche, demande une configuration spécifique que l’interface mobile ne propose pas automatiquement.
B’UL se synchronise via l’application Nextcloud, disponible sur les stores Android et iOS. L’application permet de configurer l’envoi automatique des photos prises avec le téléphone vers un dossier B’UL, une fonction utile pour les personnels en déplacement sur les différents campus (Nancy, Metz, Épinal).
La limite principale concerne l’édition de documents sur mobile. OnlyOffice, intégré à B’UL sur navigateur desktop, ne propose pas la même fluidité sur smartphone. Les fichiers .docx ou .xlsx s’ouvrent en lecture, mais la modification en temps réel reste plus fiable depuis un ordinateur. Google Docs ou Microsoft 365 offrent une expérience mobile plus aboutie sur ce point précis, ce qui explique pourquoi certains étudiants basculent vers ces outils pour la rédaction en mobilité.
Édition collaborative et outils intégrés à B’UL : OnlyOffice et Draw.io
B’UL intègre deux outils d’édition directement dans l’interface web. OnlyOffice prend en charge les formats .docx, .xlsx et .pptx, ainsi que les formulaires interactifs au format .docxf. Draw.io permet de créer des diagrammes et schémas au format .drawio sans installer de logiciel supplémentaire.
L’édition collaborative en temps réel fonctionne entre utilisateurs disposant d’un compte universitaire. Chaque modification est enregistrée avec un historique de versions, ce qui permet de restaurer une version antérieure d’un document sans intervention de la DSI.
Cette combinaison couvre la majorité des besoins d’un projet de groupe universitaire : rédaction partagée d’un rapport, tableur de suivi, présentation, diagramme d’architecture logicielle. L’avantage par rapport à Google Workspace tient au fait que les données ne quittent jamais les serveurs de l’université, un argument qui pèse pour les mémoires de master contenant des données d’enquête ou des résultats de recherche non publiés.
Le service B’UL a été étendu récemment à tous les étudiants après une phase réservée aux personnels. Cette ouverture progressive explique pourquoi une partie de la communauté universitaire ignore encore l’existence de ces fonctions collaboratives, souvent assimilées à un simple espace de stockage. La prochaine fois que Zimbra affiche une notification, vérifier si le fichier joint aurait pu être un simple lien B’UL partagé reste le réflexe le plus utile à acquérir.